Tekst
Text English
Wideo
Materiały
Literatura
Narzedzia
Testy
Twój biznes
Powrót

Aktualności
Akademia Leona Koźmińskiego
Jak uruchomić własny biznes
Dr P. Kaczmarek-Kurczak
              Zajęcia z przedmiotu "Jak uruchomić własny biznes" prowadzone w formie konwersatorium z elementami aktywizującymi.
Strona główna / Programy dydaktyczne / Jak uruchomić własny biznes, dr Piotr Kaczmarek-Kurczak / System finansowo-księgowy / Materiały / Fachowcy od papierkowej roboty i trudnych kontaktów z fiskusem
Fachowcy od papierkowej roboty i trudnych kontaktów z fiskusem
Źródło: Rzeczpospolita
 

Rzeczpospolita, 10.03.06

Fachowcy od papierkowej roboty i trudnych kontaktów z fiskusem

Małe lub średnie przedsiębiorstwo lepiej zrobi, zlecając prowadzenie księgowości na zewnątrz, niż zatrudniając księgowego. Nie tylko zmniejszy koszty, ale często zapewni także wyższą jakość usług

Skorzystanie z usług biura rachunkowego bywa dużo tańsze niż zatrudnienie na etat księgowego. Chodzi nie tylko o ograniczenie kosztów pracowniczych, w tym wyeliminowanie kosztów urlopów i zwolnień lekarskich. Ważne jest też to, że firma nie potrzebuje wtedy oprogramowania do prowadzenia rachunkowości, fachowej prasy i literatury.

- Koszty mogą być niższe nawet o 40 proc. w porównaniu z kosztami zatrudnienia księgowej - mówi Piotr Dudek, biegły rewident z firmy Lex-Fin z Katowic. Według niego kolejną zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma świadcząca usługi finansowo-księgowe ma większe doświadczenie niż pojedynczy księgowy. A biuro jest cały czas do dyspozycji klienta.

Cena zależy od ilości dokumentów

Z reguły biura rachunkowe nie podają nawet orientacyjnych cen swoich usług. Jak tłumaczą, wynika to z tego, że ceny są ustalane indywidualnie z każdym klientem. Poza tym nie chcą ich ujawniać ze względu na bardzo dużą konkurencję w branży. Stawki zależą od zakresu usług, ilości dokumentów, liczby zaangażowanych pracowników, a także sposobu rozliczania się z fiskusem. Przykładowo za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów do 100 dokumentów firma zapłaci średnio od 200 do 600 zł netto miesięcznie; za prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) od 100 do 400 zł. Prowadzenie pełnej księgowości (księgi handlowe) z reguły kosztuje od 1000 zł netto miesięcznie.

Trzeba dokładnie dowiedzieć się, jaki jest zakres usług w ramach stałej opłaty. Przykładowo w niektórych firmach dodatkowo płatne może być sporządzenie bilansu.

- Nie pobieramy dodatkowych opłat za deklaracje czy zeznania podatkowe, a także bilanse, jeśli wykonujemy je dla firmy, której prowadzimy księgowość. Naszym zdaniem jest to integralna część usługi księgowania - wyjaśnia Marek Domin z firmy Domin Consulting z Łomianek. Natomiast często osobno naliczane są opłaty za przygotowanie wniosków kredytowych.

Zdaniem właścicieli biur rachunkowych w wielu przypadkach nie należy utożsamiać podanej na ulotkach reklamowych kwoty wyjściowej z tą, którą ostatecznie zapłacimy. Zdarza się tak, że firmy, które oferują pełną księgowość za 500 zł, nie ujawniają, że trzeba się liczyć z dodatkowymi kosztami. Podobnie może być wtedy, gdy firma zachęca do skorzystania ze swoich usług, oferując darmową obsługę przez kilka miesięcy. Po okresie promocji ceny mogą okazać się wyższe od średnich rynkowych.

Należy też zachować ostrożność, gdy usługi są bardzo tanie, bo mogą być nie najlepszej jakości. Na przykład biuro może oszczędzać na zatrudnianiu dobrych fachowców, a ci dużo tańsi są po prostu mniej doświadczeni.

Standardem na rynku staje się księgowa obsługa firm połączona z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych oraz doradztwem podatkowym. - Zatrudniamy specjalistów z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo współpracujemy z firmą audytorską, kancelariami prawniczymi, a także firmami informatycznymi, co pozwala nam profesjonalnie i całościowo obsłużyć klienta - mówi Marcin Bazan z firmy KPDA z Katowic.

Wybór rekomendowany

Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy biur rachunkowych zgodnie twierdzą, że najlepiej jest poprosić zaprzyjaźnione firmy o polecenie usługodawcy, który został już przez nie sprawdzony. Wiarygodność biura jest większa, jeśli rekomenduje je dotychczasowy klient, a nie pracownicy biura.

Zdaniem Marka Domina klientom trudno jest ocenić pracę biura, ponieważ nie mają odpowiedniej wiedzy księgowej, która by im na to pozwalała. O złej jakości usług mogą przekonać się dopiero wówczas, kiedy urząd skarbowy zgłosi zastrzeżenia. Zaprzyjaźniona firma powie, czy coś takiego zdarzyło się podczas jej współpracy z biurem księgowym. Istotne jest również to, aby wybrać biuro, które ma już doświadczenie w prowadzeniu księgowości w przedsiębiorstwach podobnych do naszego (wielkość, branża).

Księgowość usługową świadczyć mogą tylko osoby z uprawnieniami. Rejestr tych osób prowadzi Departament Rachunkowości Ministerstwa Finansów. Aby uzyskać wpis do rejestru, trzeba legitymować się odpowiednim wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, a także zdać egzamin państwowy. Wcześniej wystarczyło mieć odpowiednio długi staż pracy. Wybierając usługodawcę, dobrze jest zwrócić uwagę zarówno na jego doświadczenie, jak i zdany egzamin.

Biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi mogą świadczyć usługi w szerszym zakresie niż księgowi. Oni również uzyskują uprawnienia na podstawie egzaminu państwowego i doświadczenia zawodowego. Listą doradców podatkowych zajmuje się Krajowa Rada Doradców Podatkowych.

Firma, która prowadzi księgowość, powinna wraz ze zmieniającymi się przepisami aktualizować informatyczne systemy finansowo-księgowe. Warto dodać, że tego typu oprogramowanie przyspiesza pracę, a także zmniejsza ryzyko popełnienia prostych błędów. Firma księgowa powinna mieć też program Płatnik do przesyłania dokumentów z podpisem elektronicznym do ZUS.

Najpierw precyzyjna umowa

Rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym, trzeba podpisać umowę, w której jasno zostanie określony zakres obowiązków. O zawarciu umowy należy poinformować urząd skarbowy. Dobrze, jeśli firma udzieli biuru pełnomocnictwa do reprezentowania jej interesów przed różnymi urzędami.

Klient raz w tygodniu (albo rzadziej) przekazuje do biura oryginały dokumentów. Kiedy dokumentów jest dużo, lepiej żeby były księgowane częściej, a jeśli jest ich niewiele - można dostarczyć je księgowemu raz w miesiącu. Często usługodawcy sami odbierają je od klienta.

Firma księgowa po odpowiednim zaksięgowaniu dokumentów przekazuje klientowi raporty. Coraz częściej są one przesyłane pocztą elektroniczną. Z raportów klient może dowiedzieć się, jakie płatności pozostały mu do uregulowania albo długi do wyegzekwowania.

Niektóre firmy oferują usługę dostępu do danych przez Internet (on-line). Dzięki temu rozwiązaniu uprawnione osoby (logowanie przy użyciu hasła) mogą śledzić sytuację finansową przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe powinno również na bieżąco informować klientów o najważniejszych przepisach, aby umożliwić im szybką reakcję. Na przykład klient, który nie będzie wiedział, że usługi internetowe można odpisać od podatku, nie będzie zbierał rachunków i tym samym nie dostarczy ich księgowemu. Dlatego tak ważna jest podstawowa wiedza o najważniejszych zmianach podatkowych. - Aby ułatwić naszym klientom orientację w zmieniających się przepisach, wydajemy biuletyn informacyjny - mówi Marek Domin.

Za błędy odpowiada podatnik

Błędne jest przekonanie, że to biuro rachunkowe odpowiada za wszelkie błędy w księgowaniu. Urząd skarbowy czy ZUS za stwierdzone nieprawidłowości nakłada kary na przedsiębiorcę. Dopiero przedsiębiorca na podstawie kodeksu cywilnego może za ewentualne błędy pociągnąć do odpowiedzialności biuro rachunkowe. Zgodnie z przepisami biuro musi mieć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, można więc dochodzić roszczenia z polisy.

Często pracownicy biur spotykają się z przypadkami, że przedsiębiorca chce wliczyć w koszty różnego rodzaju wydatki, których do kosztów prowadzenia firmy zaliczyć nie można. Wówczas biuro ostrzega przed ewentualnymi konsekwencjami takiego księgowania. Prosi też przedsiębiorcę o opisanie danego rachunku i złożenie pod nim podpisu, co oznacza, że to on bierze na siebie odpowiedzialność za wprowadzenie do ksiąg danego wydatku.

- W umowie z klientem określamy, że odpowiadamy za błędy powstałe z naszej winy, czyli księgowe. Nie bierzemy odpowiedzialności za błędy zawinione przez klienta - mówi Marek Wcisło z firmy Dekret Consulting z Krakowa.

KINGA ŻELAZEK




 

Opinie przedsiębiorców
Były kłopoty z urzędem skarbowym
Andrzej Janecki właściciel sklepu turystycznego Bezdroża w Warszawie

Z usług firmy księgowej korzystam już od 10 lat. Została mi ona polecona. Na początku działalności księgowość prowadziłem razem z żoną. Jednak z czasem zwiększyła się ilość dokumentów, a przepisy księgowo-podatkowe skomplikowały się. Prowadzenie księgowości zabierało nam za dużo czasu. Istniało również ryzyko, że nie nadążymy za wszystkimi zamianami w przepisach i popełnimy błędy. A źle rozliczone podatki oznaczają kłopoty z urzędem skarbowym. Dlatego zdecydowaliśmy się na zlecenie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu.

Zanim trafiliśmy na to właściwe, wcześniej współpracowaliśmy z trzema innymi. Jednak jak się okazało, księgowość to nie tylko przepisywanie liczb z faktur do programu komputerowego, który je odpowiednio zaksięguje. Tutaj potrzebna jest szeroka i ciągle aktualizowana wiedza. Firma, z którą współpracowaliśmy 11 lat temu, popełniła sporo poważnych błędów i urząd skarbowy nałożył na nas karę. Oczywiście natychmiast zakończyliśmy z nią współpracę i udało nam się w ramach ugody otrzymać od niej rekompensatę za brak fachowej wiedzy i popełnione błędy; zwrócono nam roczne wydatki na jej usługi. Od tego czasu korzystam już z usług renomowanej dużej firmy księgowej, która nie tylko zaksięguje dokumenty, ale również udzieli porad prawnopodatkowych. Moją firmą opiekuje się jedna osoba, która w razie potrzeby ma możliwość współpracy z różnymi specjalistami z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń, finansów czy podatków. Dzięki temu usługa zawsze świadczona jest na wysokim poziomie.

Miesięczne koszty zależą od ilości księgowanych dokumentów i liczby pracowników. W moim przypadku wahają się od 400 do 800 zł za prowadzenie księgi rozchodów i przychodów. Moja działalność charakteryzuje się sezonowością, stąd różna ilość faktur do zaksięgowania w poszczególnych miesiącach. Prowadzę specjalistyczny sklep turystyczny, gdzie można kupić zarówno odzież turystyczną, jak i sprzęt sportowy (narty biegowe, sprzęt wspinaczkowy itp.).

Nadzór z zewnątrz
Piotr Latacz prezes firmy Drewno Hurt-Detal z Chorzowa

Jesteśmy małą firmą. Zatrudniamy 7 osób. Prowadzimy sprzedaż hurtową i detaliczną materiałów drewnianych, płyt drewnopochodnych, sklejek, drzwi i okien.

Od początku działalności nadzór nad sprawami finansowo-księgowymi zlecamy jednej firmie. Podstawowe czynności księgowe wykonuje pracownik zatrudniony na etat. Natomiast osoba z firmy zewnętrznej pełni funkcję kontrolno-doradczą i odpowiada za całokształt spraw finansowo-księgowych (m.in. ZUS, VAT).

Nie muszę śledzić przepisów podatkowo-finansowych, bo firma informuje mnie o wszelkich zmianach. W gestii doradcy leży również wyjaśnianie wątpliwości zgłaszanych przez urząd skarbowy czy ZUS, sporządzanie różnego rodzaju raportów. Zatrudnianie osoby, której pracę nadzoruje ktoś z zewnątrz, jest tańsze niż zatrudnienie na stałe głównej księgowej. W sumie całkowite koszty obsługi finansowo-księgowej nie przekraczają 5 tys. zł.

Zaletą takiego rozwiązania jest też to, że wszystkie dokumenty są zawsze pod ręką, a nie w biurze rachunkowym. Osoba zajmująca się naszymi finansami przyjeżdża do nas zwykle kilka razy w miesiącu.

Firmę księgową wybraliśmy z polecenia. Wcześniej z jej usług korzystał mój wspólnik. Na pewno nie zdecydowałbym się na usługodawcę z ogłoszenia, o którym nic bym nie wiedział. Księgowy musi być osobą, do której ma się zaufanie, ponieważ zna on wszelkie tajemnice biznesowe swojego klienta. Poza tym nasz księgowy z firmy zewnętrznej ma duże doświadczenie i wiedzę w sprawach finansowo-księgowych, co daje nam pewność, że nie popełni poważnych błędów.

Trafna decyzja
Kamil Kita prezes firmy Lauren Peso z Katowic

Nasza spółka od momentu powstania korzysta z usług zewnętrznej firmy księgowej. Decyzja taka jest wynikiem analizy ekonomicznej i praktycznego podejścia. Według mnie biuro księgowe ma nieporównywalnie większą wiedzę i doświadczenie niż jedna księgowa, ponieważ obsługuje wiele różnych podmiotów. Plusem zlecenia księgowości firmie zewnętrznej jest też jej współodpowiedzialność za to, co robi, w przeciwieństwie do etatowych pracowników. Biuro księgowe ma przewagę nad własnym pracownikiem również dlatego, że zapewnia dyspozycyjność, doradztwo, korzystny sposób rozliczania; nie ma też problemów z urlopami.

Ponosimy poza tym dużo niższe koszty, bo nie płacimy za oprogramowanie i utrzymanie stanowiska pracy. Po roku współpracy z zewnętrzną firmą księgową uważam, że była to trafna decyzja.

To podatnik odpowiada za błędy
Marek Wcisło z biura usług księgowych Dekret Consulting z Krakowa

Wmyśl obowiązujących przepisów to podatnik, a w przypadku osób prawnych - zarząd odpowiada za błędy księgowe przed organami skarbowymi. Podatnik, określając wysokość szkody, może wystąpić z roszczeniem do biura rachunkowego. Swoich roszczeń może dochodzić na drodze cywilnoprawnej. Prawdą jest też, że łatwiej wyegzekwować ewentualne roszczenie od firmy zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg niż od osoby fizycznej zajmującej stanowisko księgowego.

Ile to kosztuje
Cena usługi zależy od:
    • > wielkości firmy, ilości dokumentów oraz nakładu pracy,
    • > stopnia skomplikowania księgowości i ryzyka związanego z klientem,
    • > szczególnych wymagań klienta dotyczących sposobu raportowania lub usług dodatkowych,
    • > ilości czasu, jakie ma biuro na wprowadzenie dokumentów.
Źródło: KPDA

Zakres usług
Firmy świadczące usługi księgowe dla firm starają się kompleksowo obsługiwać swoich klientów. W ich ofercie znajduje się m.in.:
    • > ewidencjonowanie dokumentów księgowych w księgach rachunkowych,
    • > prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży dla celów podatku od towarów i usług (VAT - rejestr zakupu i sprzedaży),
    • > sporządzanie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
    • > rozliczanie podatku dochodowego,
    • > reprezentowanie przedsiębiorcy przed urzędem skarbowym, ZUS, GUS itp.,
    • > kontrola należności i przygotowanie faktur sprzedaży,
    • > sporządzanie sprawozdań finansowych i ich badanie,
    • > sporządzanie sprawozdań statystycznych dla GUS,
    • > doradztwo podatkowe, prawne, strategiczne w zakresie działalności przedsiębiorstwa,
    • > stałe informowanie klienta o zmianach w przepisach prawno - podatkowych dotyczących jego działalności,
    • > pomoc przy rejestrowaniu spółki,
    • > przygotowanie wniosku kredytowego,
    • > archiwizacja dokumentów.


Licencja Creative Commons
O ile nie jest to stwierdzone inaczej wszystkie materiały na tej stronie są dostępne na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa - Na tych samych warunkach 3.0 Polska Pewne prawa zastrzeżone na rzecz Fundacji Edukacji i Rozwoju Przedsiębiorczości.
X