Gazeta Wyborcza 10.05.2005
Przychodzi kontrola

Piotr Skwirowski

Każdy, kto rozpocznie działalność gospodarczą, musi się liczyć z tym, że prędzej czy później do jego drzwi zastuka kontroler podatkowy. Czego się spodziewać po jego wizycie, jak się na nią przygotować?

Raczej nie grozi ci nocny nalot kontrolerów, bo badanie wywiązywania się firmy z obowiązków podatkowych powinno się odbywać w godzinach jej urzędowania. No, chyba że narobiła takich przekrętów, iż jej działalnością zainteresuje się nie tylko kontroler z urzędu skarbowego bądź urzędu kontroli skarbowej (UKS), ale także policja, ABW i Bóg jeden wie kto jeszcze. Takie kontrole nas jednak nie interesują. Piszemy o zwykłych firmach.

Mamy więc piękny majowy dzień. Interes się kręci. Wtem do drzwi twojej firmy puka nieznany osobnik. Pokazuje legitymację służbową i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Nie wpuszczaj go na piękne oczy. W upoważnieniu musi być:  nazwa instytucji, z ramienia której działa kontrolujący (urząd skarbowy bądź UKS),  data i miejsce wystawienia,  imię i nazwisko kontrolującego,  numer jego legitymacji służbowej,  określenie zakresu kontroli,  data jej rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia,  podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska i funkcji,  pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

- Co takiego się stało, czym zgrzeszyłem, że ściągnąłem sobie na głowę kontrolę? - pytasz w myślach. Powody kontroli mogą być różne. Przypadek - po prostu na ciebie padło. Może jednak sam się sobie przysłużyłeś, np. składając w urzędzie skarbowym dokumenty (zeznania i deklaracje podatkowe) z błędami albo z zapisami, które wzbudziły wątpliwości tych, którzy je badali. A może doniósł na ciebie anonimowy "życzliwy" obywatel? Zawistny sąsiad, znajomy albo konkurent. Wszystko jest możliwe.

Jak było, może uda ci się ustalić później, na razie masz w firmie kontrolera. Co robić? - Starać się zachować spokój. Nie denerwować się. Kontrola to nie jest gra o życie - choć wielu podatników tak ją traktuje - a co najwyżej o pieniądze. Trzeba ją traktować możliwie najspokojniej, jako coś normalnego w życiu firmy - radzi Mariusz Marecki, starszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego firmy PricewaterhouseCoopers.

Wskazuje też na inne zasady, których należy się trzymać w czasie kontroli. - Przede wszystkim trzeba wiedzieć o wszystkim, co kontrolerzy sprawdzają, jakie informacje gromadzą, w którym kierunku idzie ich badanie. Podatnik ma prawo do takich informacji - tłumaczy ekspert.

Możesz o to zadbać sam lub, jeśli prowadzisz większą firmę, możesz pisemnie upoważnić do kontaktów z kontrolerem któregoś z pracowników.

- Należy też pilnować, aby wszystkie decyzje, postanowienia, zalecenia itp. były przelewane na papier - to kolejna rada Mariusza Mareckiego. Przykład? Ponieważ kontrole trwają teraz krócej niż kiedyś, urzędnicy często domagają się przedstawienia dokumentów w krótkim czasie. Nie zawsze jest to możliwe, zebranie dokumentów musi czasami trochę potrwać. Odmawiasz więc natychmiastowego przedstawienia dokumentów. Tłumaczysz, że potrzebujesz na to czasu, bo dokumentacja liczy kilkaset stron, a jej część trzymasz w innym biurze. Odmowę wraz z uzasadnieniem przedstaw na piśmie.

- To istotne przy ewentualnym odwołaniu. Wtedy sprawę będzie badał ktoś inny, kogo nie było przy kontroli. Wszelkie dokumenty dotyczące sprawy będą wówczas na wagę złota - mówi ekspert PwC.

I radzi, żeby raz na kilka lat przeszkolić personel na wypadek kontroli. - Chodzi o to, żeby pracownicy, którzy zajmują się finansami czy marketingiem, wiedzieli, czego mogą się spodziewać. Żeby nie wpadali w panikę. Żeby znali swoje prawa i obowiązki oraz prawa i obowiązki kontrolera. Żeby wiedzieli, co muszą mu udostępnić i czego mogą odmówić - tłumaczy Mariusz Marecki.

Lista uprawnień kontrolera jest długa. Ma więc prawo m.in.:  wejść do budynków lokalu lub innych pomieszczeń należących do firmy,  wejść do mieszkania lub domu właściciela firmy, jeśli tam prowadzona jest działalność gospodarcza,  żądać okazania majątku podlegającego kontroli, np. maszyn czy wyposażenia biura, których zakup wliczyłeś w koszty,  żądać udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju faktur czy rachunków oraz sporządzać z nich odpisy, kopie, wyciągi, notatki, wydruki,  kopiować dane, np. na dyskietki czy płyty CD,  legitymować osoby przebywające w firmie, np. żeby ustalić, kto jest jej właścicielem,  przesłuchiwać kontrolowanego, osoby upoważnione do jego reprezentowania, pracowników i świadków,  zasięgać opinii biegłych (na szczęście na koszt urzędu),  żądać wydania na czas kontroli akt, dokumentów, a także np. próbek wyrobów czy towarów,  wezwać na pomoc policję, ABW, straż graniczną czy straż miejską.

Na tym nie koniec. Właściciel firmy musi m.in.:  udzielać kontrolerowi wszelkich wyjaśnień,  umożliwiać nieodpłatnie kopiowanie, utrwalanie, filmowanie informacji, które mogą stanowić dowód w jego sprawie,  przedstawić na żądanie tłumaczenia (na własny koszt) na język polski kontrolowanej dokumentacji, jeśli ta sporządzona jest w językach obcych,  zapewnić kontrolującemu warunki do pracy (w miarę możliwości powinno to być samodzielne pomieszczenie),  złożyć oświadczenia o stanie majątkowym na dany dzień,  prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie księgę kontroli (to nowość - księgą może być zwykły zeszyt, w którym kontroler wpisze m.in. informacje na temat przeprowadzonej przez siebie kontroli, a także zalecenia pokontrolne, natomiast przedsiębiorca przedstawi informacje o wykonaniu tych zaleceń).

Żeby nie było tak całkiem źle, kontrolowanemu przyznano też nieco uprawnień. Może więc m.in.:  wyznaczyć osobę, która będzie go zastępować w czasie kontroli (o tym już wspominaliśmy),  brać udział w przesłuchaniu świadków i biegłych,  składać wyjaśnienia z własnej inicjatywy i przedstawiać dowody,  przeglądać akta, sporządzać z nich odpisy, kopie, notatki,  żądać od przełożonych kontrolera (naczelnika urzędu skarbowego bądź dyrektora UKS) jego wyłączenia z postępowania.

W tym miejscu kolejna ważna rada eksperta - odpowiadać uczciwie. - Nie warto próbować zgadywać, o co chodzi inspektorom, i wychodzić naprzeciw tym oczekiwaniom. Lepiej czekać na pytania i rzeczowo na nie odpowiadać. Jeśli czegoś nie pamiętamy, otwarcie to mówmy. Może da się to odtworzyć z dokumentów. Nie zgadywać, nie kręcić. To może tylko zaszkodzić, wzbudzić podejrzenia - mówi Mariusz Marecki.

Jak się odnosić do kontrolera? Ekspert PwC podpowiada, żeby nie doprowadzać do tego, by kontrola przebiegała w jakiejś bardzo sformalizowanej atmosferze. Z kontrolerem trzeba rozmawiać jak z normalnym człowiekiem, czasem mu pomóc, pójść na rękę. Nie można jednak przesadzić w drugą stronę.

- Nie należy wychodzić ponad przeciętne standardy gościnności, bo to może zostać źle odebrane. Kontrolera można poczęstować kawą, herbatą, sokami i jakimiś ciasteczkami. Jeśli w firmie jest stołówka, można mu zaproponować obiad, za który zresztą kontroler z reguły sam płaci. Nie przesadzałbym też z obdarowywaniem inspektorów firmowymi gadżetami. Można podarować ewentualnie jakiś kalendarz, ale już np. próbę wręczenia firmowego długopisu o sporej wartości większość kontrolerów może potraktować nieprzychylnie - mówi Mariusz Marecki. Mówiąc wprost, mogą uznać, że chcesz dać łapówkę.

Jeszcze niedawno mogło być tak, że w firmie siedział jeden kontroler, a do drzwi pukał następny. I obaj niezależnie od siebie badali jej dokumenty. Taka kontrola mogła firmie mocno uprzykrzyć życie. Mówiło się nawet, że czasami kontrolerzy specjalnie w ten sposób nękali przedsiębiorców, którzy im podpadli.

Na szczęście od niedawna dzięki ustawie o swobodzie działalności gospodarczej istnieje zakaz prowadzenia w firmie więcej niż jednej kontroli równocześnie. Jeśli więc masz już u siebie kontrolera z urzędu skarbowego, kolejnego - np. z UKS - możesz spokojnie poinformować, że ma przyjść później.

Nie może być też tak, że kontroler będzie siedział w twojej firmie miesiącami. A to dzięki temu, że w przypadku małych i średnich firm łączny czas kontroli nie może przekroczyć czterech tygodni w jednym roku kalendarzowym, a w przypadku większych firm - ośmiu tygodni.

Niestety, są wyjątki. W twojej firmie może się pojawić kilku różnych kontrolerów równocześnie, jeśli np. przeciwko tobie prowadzą śledztwo lub dochodzenie albo gdy twoja działalność jest objęta nadzorem bankowym bądź ubezpieczeniowym.

Prędzej czy później (teraz prędzej niż kiedyś) kontrola musi się zakończyć. W zależności od tego, kto ją prowadzi (pracownik urzędu skarbowego czy UKS), kończy ją protokół, decyzja, wynik kontroli lub postanowienie. Najważniejszym ich elementem jest opis ustaleń kontrolera. Masz prawo do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień do ich treści. Na ich zgłoszenie do protokołu z kontroli masz 14 dni od doręczenia protokołu. Jeśli kontrola kończy się wydaniem decyzji lub wynikiem kontroli, masz siedem dni na wypowiedzenie się w sprawie zebranego materiału dowodowego.

Na koniec kilka informacji na pocieszenie. - Wedle naszych wyliczeń duża firma może się spodziewać kontroli średnio co pięć lat. Są jednak takie, w których kontrola trafia się co trzy lata, i takie, gdzie inspektorzy przychodzą raz na 10 lat. Nie dotyczy to szybkich i mało uciążliwych kontroli dotyczących zwrotu VAT, które zdarzają się częściej - powiedział nam Mariusz Marecki.

Jego zdaniem w mniejszych firmach prawdopodobieństwo kontroli jest mniejsze. - Zwłaszcza gdy dokumentacja podatkowa jest porządnie prowadzona i przynajmniej na pierwszy rzut oka nie widać żadnych nieprawidłowości dotyczących rozliczeń z fiskusem - mówi ekspert PwC.

Jak się zachować w czasie kontroli - radzi przedsiębiorca


Mówi współwłaściciel agencji public relations, która niedawno pomyślnie przeszła kontrolę podatkową (przedsiębiorca woli jednak pozostać anonimowy):

Wypada urzędnika skarbowego poczęstować herbatą, sokiem czy wodą, ale nic więcej. Zaproszenie na obiad może być opacznie zrozumiane. Podobno jest bowiem taka praktyka, że firmy sondują "odporność łapówkarską" kontrolera, zapraszając go na lunch - jeśli się zgodzi, jest gotów "brać".

Nie można być chamskim i obrażonym - urzędnik też jest w stresie. Nie doradzam stosowania małego sabotażu, tzn. udawania, że się nie wie, gdzie są dokumenty, i innego rzucania kłód pod nogi - skutek może być odwrotny, kontroler będzie siedział dłużej i dokładniej sprawdzał materiały.

Radzę wejść w miły i merytoryczny dyskurs z kontrolerem, może powie wprost, co jest nie tak w dokumentach, a nawet może doradzić coś między wierszami. Uwaga: kontrola trwa często kilka dni, jest więc szansa na uzupełnienie brakującej dokumentacji.

Celem kontrolowanego powinno być inteligentne wpłynięcie na raport/notatkę sporządzaną przez kontrolującego. Więcej uzyska się po dobroci niż w gniewie.

Jeśli kontroler zachowuje się jednak nieetycznie albo paraliżuje prace biura, wtedy szef firmy powinien poprosić go o rozmowę i ostro zaprotestować: zażądać nazwiska przełożonego, zagrozić wysłaniem pisemnego protestu do urzędu skarbowego i poinformowaniem mediów lub też wezwać prawnika, który będzie przygotowany do rozmowy z kontrolerem.